Devenir propriétaire d’un condo constitue la réalisation d’un rêve pour bien de gens et la formule se veut une solution de choix pour un grand nombre d'acheteurs. Pourtant, bien que ce nouveau chez-soi offre de nombreux avantages à première vue, la vie en copropriété n’est pas toujours aussi simple qu’elle en a l’air!
Il en va de la responsabilité du conseil d’administration élu par l'assemblée des copropriétaires de veiller au bon fonctionnement du syndicat de copropriété, à la préservation de ou des immeubles et au respect des règlements visant à favoriser une cohabitation harmonieuse entre les copropriétaires. C’est là une tâche très intéressante et dynamique, mais qui requiert souvent beaucoup plus de temps et d’énergie que ce que les membres du conseil d'administration envisageaient au départ.
Beaucoup de conseils d'administration se tournent maintenant vers des services de gérance d’immeubles en copropriété afin de les assister dans l’exécution des nombreuses tâches qui leur incombent. Que ce soit pour les questions de nature administrative, financière ou opérationnelle, notre équipe a pour mission d’accompagner le syndicat de copropriété et son conseil d’administration vers une gestion saine et transparente, en plus d'informer le conseil d'administration et les copropriétaires de leurs obligations, de leurs responsabilités et de leurs droits. Aussi, notre rôle est de veiller à la bonne croissance et la bonne utilisation du fonds de prévoyance afin de préparer le syndicat à mieux faire face aux différentes obligations financières qui se présenteront dans un avenir plus ou moins rapproché.
Étant membre de l'Association des syndicats de copropriétaires du Québec (ASCQ) et aussi étant accréditée par la Corporation professionnelle des gérants de copropriété (CORGEC), notre équipe est bien préparée pour assister votre conseil d'administration et l'ensemble des copropriétaires vers une saine administration des affaires de votre syndicat de copropriété.
Liste des services
- Les assemblées générales, spéciales ou annuelles, demandent beaucoup de temps en préparation et en rédaction de documents. Nous travaillons de concert avec le conseil d’administration pour planifier, préparer et coordonner la tenue des assemblées générales du syndicat de copropriété.
- Nous préparons aussi les documents d'appels d'offres ou les différents contrats pour des projets de rénovations ou de réparations.
- Nous veillons au maintien du registre officiel du syndicat de copropriété pour le conseil d'administration.
- La gestion des règlements du syndicat est une tâche souvent bien difficile à maintenir. Notre rôle est d'assister le conseil d'administration vers une bonne gestion des règlements et de voir au respect des règlements en place par l'ensemble des copropriétaires.
- Pour répondre aux nombreuses questions relatives au syndicat de copropriété, aux règlements, aux lois ou pour toute autre information de nature administrative, notre équipe est toujours disponible et accessible pour répondre dans les meilleurs délais.
- Beaucoup d'autres tâches sont exigées du conseil d'administration par le Code civil du Québec ou par la Déclaration de copropriété. Nous offrons le soutien requis pour que le conseil d'administration puisse s'acquitter de ses nombreuses tâches de nature administrative.
- Nous assurons une gestion responsable de votre portefeuille financier afin que vous puissiez tirer le maximum de profits des avoirs du syndicat tout en conservant la sécurité et la flexibilité financière nécessaire à vos opérations.
- Nous nous chargeons de comptabiliser les comptes clients, tels que les charges communes et les cotisations spéciales, de procéder à la collecte des charges exigibles et d’effectuer les dépôts dans les comptes bancaires du syndicat de copropriété. Nous effectuons également un suivi rigoureux nous permettant d’identifier les comptes en souffrance et d’entamer les démarches requises pour recouvrir les sommes impayées. Nous offrons également un service de prélèvement automatisé des charges communes afin de minimiser les coûts d'opérations et de faciliter le processus de recouvrement des charges communes.
- La gestion des comptes fournisseurs nous permet de contrôler les sorties de fonds par une bonne comptabilisation à l'aide d'un système comptable informatisé reconnu par l'Ordre des comptables. Toute la documentation pertinente est requise pour l'émission de chaque versement et nous exigeons au minimum qu'un des membres du conseil d'administration soit signataire de tous les paiements effectués par le syndicat de copropriété.
- Nous travaillons en collaboration avec le Conseil d’administration afin d’établir un budget prévisionnel réaliste des dépenses et des revenus en tenant compte de l’horizon du calendrier d’entretien des immeubles.
- Nous veillons aux placements des fonds de prévoyance et/ou de contingence afin de générer des apports substantiels en revenus d'intérêts. Ces investissements sont importants afin de faire fructifier vos fonds et permettent de garder au minimum vos charges communes et vos cotisations spéciales, s'il y a lieu.
- Sur une base mensuelle, nous produisons une série de rapports financiers pour le conseil d'administration afin de rendre compte de la situation financière et des activités de trésorerie et d’offrir une analyse comparative par rapport aux budgets établis et aux objectifs fixés. Une conciliation bancaire est produite sur une base mensuelle afin de vérifier que nos livres correspondent bien avec les soldes des comptes bancaires.
- Suite à des inspections visuelles, nous vérifions l’état des lieux pour constater les travaux rendus nécessaires afin d'assurer la préservation des bâtiments. Selon le cas, nous demandons l'avis de professionnels ou d'experts dans différents domaines afin d'effectuer des inspections plus approfondies visant à assurer le confort et la sécurité des résidents.
- Nous travaillons à la préparation, à la négociation et à l’octroi des contrats annuels ou saisonniers dans diverses sphères d’activité, telles que l’entretien de bâtiments, le terrassement, le déneigement ou autres domaines connexes.
- Nous assurons la planification, la surveillance et, dans certains cas, un certain contrôle de la qualité des travaux effectués par les entrepreneurs appelés à oeuvrer sur le projet.
- La Déclaration de copropriété est un document légal volumineux définissant les droits et les obligations des copropriétaires et régissant leurs actions et comportements en ce qui a trait à la vie en copropriété. Notre rôle est donc de la comprendre, de l’interpréter correctement, de la mettre en application et d’identifier toute erreur ou omission, de manière à ce que le Conseil d’administration et l'ensemble des copropriétaires puissent proposer des ajouts, retraits ou modifications à celle-ci lors des assemblées des copropriétaires.
- Même quand toutes les précautions nécessaires ont été prises, il peut arriver qu’une situation dérape. Nous pouvons faire valoir vos droits auprès de la Cour des Petites Créances ou de la Régie du logement, si la situation l'exige.
- Nous assurons un service d’urgence qui permet aux copropriétaires, aux locataires et aux conseils d'administration de nous rejoindre n’importe quand lorsqu’une situation sérieuse et imprévisible survient. Au fil des années, nous avons établi des liens avec des entrepreneurs de toute sorte pouvant intervenir rapidement dans des situations d’urgence.